Wer eine Geburtstagsparty schmeißt, wünscht sich stets, dass sein Fest grandios wird und sich die Gäste noch Jahre später von lustigen Eskapaden, dem super Essen oder der attraktiven Tänzerin erzählen. Wenn möglich, sollte das Spektakel jedoch keine Unsummen verschlingen und der Aufwand nicht so groß sein. Mit ein bisschen Vorausplanung lässt sich all das erreichen. Hier unsere Checkliste für Eure – sicherlich legendäre – Party!
- Überlege Dir, ob Du alleine oder mit mehreren Jubilaren zusammen feiern möchtest und welches Budget Dir zur Verfügung steht. Deine Freunde lernen neue Leute kennen und für Dich wird die Feier günstiger. Vielleicht kann man sich, wenn man die Kosten teilt, sogar etwas leisten, was bei einer Feier alleine nicht möglich wäre.
2. Legt Dich/Euch auf ein gutes Datum fest. Am besten eignet sich Freitag oder Samstag oder auch der Tag vor einem Feiertag. Bitte in diesem Fall aber vorher abklären, ob die Musik am Ende bereits um 24 Uhr abgeschaltet werden muss. Wer am Wochenende feiert, braucht sich keine Gedanken um die Uhrzeit machen. Auch wichtig, wenn nicht direkt nach oder am Geburtstag gefeiert werden soll: Sommer oder Winter, drinnen oder draußen?
3. Erstelle eine vorläufige Gästeliste, damit eingeplant werden kann, wie viele Leute in der Location untergebracht werden müssen.
4. Wähle Deinen Partyort. Zieh Dir dafür die Gästeliste zu Rate, damit auch ausreichend Platz vorhanden ist. Viele Clubs und Kneipen bieten eigens für Partys tolle Räume an, in denen ihr euch weder um eine Musikanlage, Licht, noch Getränke kümmern müsst. Wie wäre es mit einer Motto-Party? Nicht umsonst sind diese Feierlichkeiten so beliebt.
5. Erstelle Deine abschließende Gästeliste und versende rechtzeitig Deine Einladungen – egal auf welchem Weg: per Whats App, SMS; Mail oder ganz stilvoll per Post. Die Einladung enthält alle wichtigen Daten – und zwar nur die. Wer, Was, Wann, Wo? Ggf. noch Geschenkwünsche und Übernachtungsmöglichkeiten thematisieren und um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum bitten. Das erleichtert Euch ungemein die abschließende Feinplanung.
Gib Deinen Gästen etwas Planungszeit – eine Einladung drei Tage vorher ist kaum ausreichend.
6. Überlege Dir, was Du an Essen und Getränken anbieten möchtest. Für eine Party, bei der die Leute vorwiegend stehen oder tanzen, eignet sich ein Buffet oder Fingerfood sicherlich am besten. Dieses kannst Du selbst erstellen oder (bei großen Feiern) einen Caterer/Gastwirt beauftragen. Die Spar-Variante: Bitte jeden Deiner Gäste, etwas von Deiner Speisen-Liste mitzubringen.
7. Nun geht es an die Feinplanung: Überlege Dir, wer für die Musik sorgt. Entweder engagierst Du einen DJ (kostspielig), einen Deiner Freunde, der für gute Musik bekannt ist oder Du ziehst Deine Lieblingssongs einfach nur auf einen Stick und lässt selbigen abspielen. Achtung! Die Musik entscheidet über die Stimmung Deiner Party!
8. Sorge für passende Dekoration: Wenn Du im Garten feiern möchtest, sorgen Lampions, Lichterketten, Kerzen oder Fackeln für gute Stimmung. Für den Innenbereich sind gedämpftes Licht, schöne Servietten, Luftschlangen oder LED-Kerzen geeignet.
9. Lass dir etwas Besonderes einfallen, das die Stimmung etwas auflockert: Karaoke kommt beispielsweise immer sehr gut an. Oftmals lassen sich Deine Gäste auch etwas Nettes einfallen. Fühle etwas vor: Vielleicht sorgt ein/e Tänzer/-in, ein Magier oder ein Kabarettist für Stimmung.
Wie wäre es als Besonderheit mit einem Eventmodul von uns? Wir decken mit unseren Modulen sämtliche Bereiche ab – egal für welches Alter oder für eine kleine/große Räumlichkeit; wir haben sicherlich das für Euch Passende auf Lager. Schreibt uns einfach an!
10. Erkundige Dich, wer vor Ort übernachten möchte und empfehle günstige Hostels, Jugendherbergen, etc. Wird die Party ein Erfolg, kommt der Schlaf sicher zu kurz. Demnach wäre ein sehr gutes Hotel in Relation zur Aufenthaltszeit wohl etwas vergeudet. Für alle, die morgens/mittags mit Dir zum Brunch gehen möchten, kannst Du eine Gaststätte reservieren.
Natürlich bedeutet jede Feierlichkeit viel Vorarbeit. Wer jedoch rechtzeitig mit der Planung und anschließenden Durchführung beginnt, braucht sich nicht zu sorgen. Im besten Fall bitte jemanden darum, Dir zu helfen. Bestimmt übernimmt Dein Partner/ein guter Freund oder jemand aus Deiner Familie diesen Job sehr gerne. Wenn Du alle Tipps beherzigst, wird Deine Geburtstagsparty mit Sicherheit ein voller Erfolg!
Was heute bei einer Geburtstagsparty besonders gut funktioniert
Seit der ursprünglichen Checkliste hat sich vor allem eines verändert: Viele Gäste erwarten nicht mehr nur Musik, Essen und Getränke, sondern einen kleinen Anlass, miteinander ins Gespräch zu kommen. Das muss nicht riesig oder teuer sein. Oft reicht eine Station, an der man kurz mitmachen, lachen oder gegeneinander antreten kann.
Für Geburtstage mit erwachsenen Gästen funktionieren zum Beispiel eine XXL Carrera Bahn, ein Tischkicker, eine Fotobox oder ein kleines Fun-Food-Angebot sehr gut. Bei Gartenpartys und Sommergeburtstagen sind Slush-Eis, Hot Dogs oder eine Smoothie-Bar oft unkomplizierter als ein großes Buffet.
Wenn Kinder mitfeiern, sollte die Unterhaltung nicht nur auf Erwachsene ausgelegt sein. Eine Hüpfburg, Zuckerwatte oder eine kleine Mitmachstation verhindert, dass Kinder sich langweilen und die Erwachsenen ständig aus dem Gespräch gerissen werden. Für reine Kindergeburtstage gibt es zusätzlich den Ratgeber Die 10 coolsten Attraktionen für Kindergeburtstage.
Mini-Checkliste kurz vor der Feier
- Sind alle Zu- und Absagen wirklich aktuell?
- Ist klar, wer Essen, Getränke, Musik und Deko übernimmt?
- Gibt es einen Plan für schlechtes Wetter?
- Sind Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Stellflächen geklärt?
- Wissen Gäste, ob sie etwas mitbringen sollen?
- Ist nach der Feier jemand für Abbau, Müll und Rückgabe eingeplant?
Gerade der letzte Punkt wird häufig vergessen. Wer bis tief in die Nacht feiert, ist am nächsten Morgen froh, wenn nicht alles an einer Person hängen bleibt. Deshalb lohnt es sich, schon vorher Aufgaben zu verteilen. Das nimmt der Feier nichts von ihrer Spontaneität, macht den Ablauf aber deutlich entspannter.
Wie viele Attraktionen braucht eine Geburtstagsparty?
Für kleine Feiern reicht oft ein Highlight. Bei 20 bis 40 Gästen kann eine Fotobox, ein Kicker oder eine Fun-Food-Station schon völlig ausreichen. Bei größeren Geburtstagen lohnt sich eine Mischung: ein aktives Modul, eine ruhigere Station und etwas, das für Erinnerungen sorgt. So verteilt sich die Gruppe besser und nicht alle warten an derselben Stelle.
Wer unsicher ist, sollte nicht nach dem spektakulärsten Modul suchen, sondern nach dem passendsten. Entscheidend sind Alter der Gäste, Location, verfügbare Fläche und die Frage, ob die Feier eher entspannt, elegant oder richtig actionreich werden soll. Eine kurze Beschreibung in der Anfrage reicht meistens, damit wir eine passende Vorauswahl empfehlen können.
Praktisch ist auch, die Attraktion nicht zu spät am Abend einzuplanen. Wenn alle Gäste schon angekommen sind, aber das Essen noch nicht startet, entsteht oft der beste Moment für ein Modul, ein Spiel oder eine kleine Challenge.
Danach bleibt genug Zeit für Essen, Musik, Gespräche und den lockeren Teil der Feier.